Administrasi Personalia

Administrasi Personalia

A.    Pengertian Administrasi personalia

Administrasi personalia, adalah serangkaian proses kerja sama mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam bidang personalia dengan mendayagunakan sumber daya yang ada dan efisien, sehingga semua personil sekolah menyumbang secara optimal  bagi pencapaian tujuan pendidikan /sekolah yang telah ditetapkan

B.     Perencanaan dan Pengadaan Personil

Perencanaan personil adalah penentuan jumlah dan spesifikasi orang orang yang di butuhkan untuk melaksanakan tugas tugas organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.

Langkah langkah dalam perencanaan personil adalah sebagai berikut:

a)      Analisis pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah proses pengumpulan, pemeriksaan dan pengorganisasian semua aktivitas kerja pokok pada suatu organisasi.

b)      Penentuan formasi

Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai di perlukan dalam suatu organsasi untuk mampu melaksanakan tugas pokoknya dalam jangka waktu tertentu

c)      Penentuan kebutuhan

Penentuan kebutuhan dimulai dari kegiatan inventarisasi personil yaitu pencatatan dan pendataan ulang personil yang sudah ada  meliputi jumlah, kualifikasi, masa kerja, pengetahuan dan keterampilan, serta bakat yang di kembangkan.

Pada pasal 16 ayat 1 undang-undang no 8 tahun 1974 yang diubah menjadi undang-undang no 43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian dan pasal 1 Peraturan Perundangan no 98 tahun 2000 tentang pengadaan pegawai dengan perubahan PP no 11 tahun 2002 menyatakan bahwa pengadaan pegawai negeri sipil adalah kegiatan mengisi formasi yang lowong. Pengadaan pegawai negeri sipil dilakukan dimulai dari perencanaan, pengumuman, pelamaran, penyaringan, pengangkatan calon pegawai negeri sipil sampai dengan pengangkatan menjadi pegawai negeri sipil.

a)      Pengadaan personil

Perencanaan pengadaan pegawai negeri adalah penjadwalan kegiatan yang dimulai dari inventarisasi lowongan yang telah ditetapkan dalam formasi beserta syarat jabatannya, pengumuman, pelamaran, penyaringan, pengangkatan menjadi calon pegawai negeri sipil sampai dengan pengangkatan menjadi pegawai negeri sipil.

b)      Pengumuman

Pengumuman adalah pemberitauan adanya formasi yang kosong dalam rangka untuk mendapatkan calon-calon/ pelamar yang kompeten. Dalam pengumuman ini dicantumkan:

1.      Jumlah dan jenis jabatan yang lowong

2.      Syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar

3.      Alamat dan tempat lamaran ditunjukkan, dan

4.      Batas waktu pengajuan lamaran

c)      Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pelamar/ calon pegawai negeri sipil adalah:

1.      WNI.

2.      Berusia serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 35 tahun.

3.      Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan keputusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum yang tetap, karena melakukan suatu tindak pidana kejahatan.

4.      Tidak pernah diberhentikan dengan hormat tidak atas permintaan sendiri atau tidak dengan hormat sebagai pegawai negeri sipil atau diberhentikan dengan tidak hormat sebagai pegawai swasta.

5.      Tidak berkedudukan sebagai calon/ pegawai negeri.

6.      Mempunyai pendidikan, keahlian, kecakapan dan keterampilan yang diperlukan.

7.      Berkelakuan baik.

8.      Bersedia ditempatkan di seluruh wilayah Negara Republik Indonesia atau Negara lain yang ditentukan oleh pemerintah.

9.      Syarat-syarat lain yang ditentukan dalam persyaratan jabatan.

d)     Lamaran

Surat lamaran harus dilengkapi dengan lampiran seperti:

1.      Daftar riwayat hidup

2.      Fotocopy ijazah/ STTB dan surat-surat lain yang biasanya disebutkan dalam pengumuman penerimaan pegawai.

e)      Penyaringan/ seleksi

Seleksi adalah proses kegiatan untuk memutuskan pelamar mana yang akan  diterima dan mana yang ditolak. Seleksi ini dapat dilakukan mulai dari bahan-bahan lamaran atau seleksi administrative dan dengan melakukan tes. Tes yang dilaksanakan dalam bentuk tes kompetensi dan psiko tes. Materi tes disesuaikan dengan kebutuhan persyaratan jabatan. Setelah dilakukan seleksi dan diputuskan pelamar mana yang diterima dan ditolak, maka panitia/ pejabat yang berwenang mengumumkan pelamar yang dinyatakan lulus seleksi.

f)       Pengangkatan sebagai calon PNS

Golongan ruang untuk pengangkatan sebagai calon pegawai negeri sipil disesuaikan dengan ijazahnya. Ketentuan ini memuat PP nomor 98 tahun 2000 pasal 1 adalah:

1.      Golongan ruang I/a bagi yang berijazah SD/ setingkat

2.      Golongan ruang I/c bagi yang berijazah SLTP/ setingkat

3.      Golongan ruang II/a bagi yang berijazah SLTA/ Diploma I/ setingkat

4.      Golongan ruang II/b bagi yang berijazah SGPLB/ Diploma II/ setingkat

5.      Golongan ruang II/c  Bgi berijazah Sarjana Muda, Akademi atau Diploma III

6.      Golongan ruang III/a bagi yang berijazah Sarjana (S1) atau Diploma IV

7.      Golongan ruang III/b bagi yang berijazah Dokter, Apoteker, dan ijazah spesialis I

8.      Golongan ruang III/c bagi yang berijazah Dokter (S3) atau ijazah Spesialis II

9.      Pengangkatan menjadi PNS

g)      Pengangkatan menjadi PNS

PNS yang akan diangkat harus memenuhi syarat berikut:

1.      Setiap unsure penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik

2.      Telah memenuhi syarat kesehatan jasmani dan rohani untuk diangkat menjadi PNS

3.      Telah lulus pendidikan dan pelatihan prajabatan

Susunan pangkat PNS:

1.      Juru muda untuk golongan ruang I/a

2.      Juru Tk.I untuk golongan ruang I/b

3.      Juru untuk golongan ruang I/c

4.      Juru Tk.I untuk golongan ruang I/d

5.      Pengatur muda untuk golongan ruang II/a

6.      Pengatur muda Tk.I untuk golongan ruang II/b

7.      Pengatur untuk golongan ruang II/c

8.      Pengatur Tk.I untuk golongan ruang II/d

9.      Penata muda untuk golongan ruang III/a

10.  Penata muda Tk.I untuk golongan ruang III/b

11.  Penata untuk golongan ruang III/c

12.  Penata Tk.I untuk golongan ruang III/d

13.  Pembina untuk golongan ruang IV/a

14.  Pembina Tk.I untuk golongan ruang IV/b

15.  Pembina utama muda untuk golongan ruang IV/c

16.  Pembina utama madya untuk golongan ruang IV/d

17.  Pembina utama untuk golongan ruang IV/e

Jabatan guru dari yang rendah sampai yang tertinggi dengan golongan ruang yang sesuai adalah sebagai berikut:

1.      Guru pratama, golongan ruang II/a

2.      Guru pratama Tk.I, golongan ruang II/b

3.      Guru muda, golongan ruang II/c

4.      Guru muda Tk.I, golongan ruang II/d

5.      Guru madya, golongan ruang III/a

6.      Guru madya Tk.I, golongan ruang III/b

7.      Guru dewasa, golongan ruang III/c

8.      Guru dewasa Tk.I, golongan ruang III/d

9.      Guru Pembina, golongan ruang IV/a

10.  Guru Pembina Tk.I, golongan ruang IV/b

11.  Guru utama muda, golongan ruang IV/c

12.  Guru utama muda Tk.I, golongan ruang IV/d

13.  Guru utama, golongan ruang IV/e

C.    Pemamfaatan dan pembinaan personil

            Pemamfaatan personil merupakan upaya pelibatan secara aktif para personil dalam kegiatan penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan lembaga. Pembinaan personil adalah kegiatan yang diarahakan untuk menjamin penyelenggaraan tugas-tugas lembaga/pemerintahan dan pembangunan secara berdaya guna dan berhasil guna. Pengembangan personil adalah upaya peningkatan kemampuan personil dalam melaksanakan tugas-tugasnya untuk mencapai tujuan lembaga.

            Kegiatan-kegiatan administrasi personalia diatas merupakan upaya pendayagunaan personil secara optimal. Upaya pendayagunaan personil meliputi kegiatan :

a)      Orientasi Personil

Merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk memperkenalkan kepada individu/ personil baru tentang keadaan organisasi, supaya mereka dapat berfungsi secara efektif dan menyenangkan pada pekerjaan barunya.

b)      Pendidikan dan Latihan

Sebagai upaya pengembangan personil menurut PP 1010 tentang pendidikan pelatihan pegawai negeri sipil pasal 1 adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan PNS. Pendidikan dan latihan PNS terdiri dari: 1) pendidikan dan latihan pra jabatan, 2) pendidikan dan latihan dalam jabatan

c)      Penggajian personil

Penggajian PNS diatur dalam peraturan pemerintah nomor 6 tahun 1997. Besarnya gaji pokok seorang PNS ditentukan oleh golongan ruang, pangkat, dan massa kerjanya. Gaji yang diberikan kepada PNS di samping gaji pokok juga ada tunjangan-tunjangan, di antaranya adalah:

(1)   Tunjangan keluarga. Tunjangan ini terdiri atas tunjangan istri/ suami sebesar 10% gaji pokok dan tunjangan anak sebesar 2% dari gaji pokok untuk masing-masing anak (sebanyak-banyaknya 2 anak).

(2)  Tunjangan pangan. Diberikan seharga 10 kg beras untuk setiap anggota untuk sebanyak 4 orang dan bagi yang suami/ istrinya juga PNS, maka hanya diberi satu tunjangan.

(3)  Tunjangan jabatan. Diberikan kepada PNS yang memangku jabatan tertentu. Tunjangan ini dapat berbentuk tunjangan jabatan structural dan tunjangan jabatan fungsional.

(4)  Tunjangan lain-lain. Diberikan sesuai dengan peraturan pemerintah. PNS termasuk guru diberi kenaikan gaji pokok, kenaikan gaji berkala, kenaikan gaji istimewa.

d)     Kenaikan pangkat personil

Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian PNS terhadap Negara. Meurut PP nomor 99 tahun 2000 jenis kenaikan pangkat PNS adalah sebagai berikut:

(a)    Kenaikan pangkat regular

(b)   Kenaikan pangkat pilihan, diberikan kepada PNS yang:

·         Menduduki jabatan structural atau jabatan fungsional tertentu

·         Menduduki jabatan tertentu yang pengangkatannya ditetapkan dengan keputusan Presiden

·         Menunjukkan prestasi kerja luar biasa baiknya

·         Menemukan penemuan baru yang bermanfaat bagi Negara

·         Diangkat menjadi pejabat Negara

·         Melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya menduduki jabatan structural atau fungsional

·         Telah selesai mengikuti dan lulus tugas belajar

·         Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya yang diangkat dalam jabatan pimpinan atau jabatan fungsional tertentu.

(c)    Kenaikan pangkat anumerta

(d)   Kenaikan pangkat pengabdian

Secara garis besarnya bidang kegiatan guru itu terdiri dari:

1.     Pendidikan, meliputi mengikuti dan memperoleh ijazah pendidikan formal

2.     Proses belajar mengajar atau bimbingan dan penyuluhan

3.     Pengembangan profesi yang meliputi melakukan kegiatan karya tulis/ karya ilmiah di bidang pendidikan

4.     Penunjang proses belajar mengajar atau bimbingan dan penyuluhan yang meliputi melaksanakan pengabdian pada masyarakat, melaksanakan kegiatan pendukung pendidikan. Jumlah angka kredit kumulatif minimal untuk pengangkatan dan kenaikan pangkat/ jabatan guru sebagai berikut:

1.      Guru pranata; 25 kredit

2.      Guru pratama tingkat 1; 40 kredit

3.      Guru muda; 60 kredit

4.      Guru tingkat 1; 80 kredit

5.      Guru madya; 100 kredit

6.      Guru madya tingkat 1; 150 kredit

7.      Guru dewasa; 200 kredit

8.      Guru dewasa tingkat 1; 300 kredit

9.      Guru Pembina; 400 kredit

10.  Guru Pembina tingkat 1; 550 kredit

11.  Guru Pembina utama madya; 850 kredit

12.  Guru utama; 1000 kredit

e)      Cuti personil

Cuti PNS menurut pasal 1 PP nomor 24/ 1976 adalah keadaan tidak masuk kerja yang diijinkan dalam jangka waktu tertentu. Jenis cuti PNS menurut peraturan tersebut adalah:

1.      Cuti tahunan

2.      Cuti besar

3.      Cuti sakit

4.      Cuti bersalin

5.      Cuti karena alas an penting

6.      Cuti di luar tanggungan negara

f)       Kesejahteraan pegawai

pemerintah juga mengusahakan beberapa hal untuk kesejahteraan pegawai negeri sipil yaitu Taspen, Askes, dan Koperasi

g)      Pemindahan

PNS dimungkinkan pindah dari satu tempat ke tempat lainnya karena alas an-alasan tertentu. Pemindahan PNS dapat dibagi atas: pemindahan atas permintaan sendiri, pemindahan tidak atas kemauan sendiri, dan pemindahan atas kepentingan dinas.

h)      DP3

Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) diatur dengan PP nomor 10 tahun 1979. DP3 merupakan suatu daftar yang memuat hasil penilaian pelaksanaan pekerjaan setiap pegawai selama satu tahun (Januari sampai Desember) dibuat oleh pejabat penilai. Unsur-unsur yang dinilai dalam DP3 ini adalah kesetiaan, prestasi kerja, tanggung jawab, ketaatan, kejujuran, kerjasama, prakarsa dari kepemimpinan. Nilai pelaksanaan pekerjaan dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut:

1. Amat baik       = 90-100
2. Baik                 = 76-90
3. Cukup             = 61-75
4. Sedang                        = 51-60
5. Kurang                        = kurang dari 50

D.    Pemberhentian   

      Pemberhentian pegawai negeri sipil diatur dalam peraturan pemerintah no 32 tahun 1979 dengan perubahan PP no 1 tahun 1994. Pemberhentian sebagai PNS maksudnya adalah berakhirnya status seseorang sebagai PNS karena alasan-alasan tertentu. Pemberhentian PNS dapat terjadi karena:

a.       Permintaan sendiri

b.      Mencapai batas usia pensiun

c.       Adanya penyerdehanaan organisasi

d.      Melakukan pelangggaran atau tindak pidana penyelewengan

e.       Tidak cakap jasmani atau rohani

f.       Meninggalkan tugas

g.      Meninggal dunia atau hilang

h.      Dll

E.     Peranan guru dalam administrasi personalia

a.       Dapat memberi masukan tentang keadaan personil yang ada dan kebutuhan personil yang akan datang.

b.      Pada kegiatan pemamfaatn pembinaan dan pengembangan guru sebagai orang yang dilayani hendaknya berperan aktif sesuai dengan fungsinya, sehingga ia mendapatkan pelayanan seperti yang diharapkan dan tujuan organisasi atau sekolah dapat dicapai secara optimal.

c.       Guru dituntut untuk memahami aturan-aturan kepegawaian yang berlaku dan terkait dengannya serta berusaha dengan mengalaksanakannya secara konsisten dan penuh tanggung jawab

(2)    

DAFTAR PUSTAKA

Tim Pembina Mata Kuliah. 2008. Profesi Kependidikan. Padang: FIP UNP.

http://masykurpijay.blogspot.com/2011/01/administrasi-personalia-dan-sarana.html (Diakses 28 April 2013)

http://lenyradili89.blogspot.com/2009/12/administrasi-personalia.html (Diakses 28 April 2013)

http://leliiana.wordpress.com/2012/11/21/administrasi-personalia/ (Diakses 28 April 2013)

http://yuriena.wordpress.com/2010/10/14/administrasi-personalia/ (Diakses 28 April 2013)